Wir legen allergrößten Wert auf den Schutz und die Sicherheit Ihrer Daten. Falls Ihnen nachfolgende Informationen zum Datenschutz bei NGI nicht ausreichen, stehen wir Ihnen für Rückfragen unter customer.care@ngi.de gerne zur Verfügung. Die Rechtsgrundlage beim Datenschutz im Zusammenhang mit unseren E-Mail-Dienstleistungen bilden die deutschen gesetzlichen Bestimmungen, das sind unter anderem das TMG, das TKG, die TKÜV und das BDSG. Die Dienste von NGI werden auf Servern in Deutschland gehostet. Grundsätzlich wird zwischen Bestandsdaten, Nutzungsdaten und Inhaltsdaten (wie E-Mails, Kontakte und Termine) unterschieden.
Wir erheben ausschließlich ihre Bestandsdaten, damit ein ordentliches Vertragsverhältnis zustande kommt. Die Angabe einer Mobilfunknummer für den Fall, dass Sie Ihr Passwort vergessen haben, erfolgt freiwillig. Sie bekommen für Ihren Email Account eine Rechnung mit Namen, auf der die Mehrwertsteuer ausgewiesen ist. Diese Rechnung ist voll steuerabzugsfähig. Wenn Sie bezahlen, wird bei Überweisungen Ihr Name oder der Name der bezahlenden Person an uns übermittelt. Wir sind gesetzlich verpflichtet, die Belege über alle Zahlungen aus steuerlichen Gründen 10 Jahre in Papierform aufzuheben.
Die Nutzungsdaten sind alle Daten, die durch die Nutzung von NGI anfallen. Wir protokollieren postfachbezogen jedes Senden und Empfangen von E-Mails, das Zugreifen auf Postfächer, Webmailer sowie auf die Kundenoberfläche, um technische Störungen und Fehler rasch nachvollziehen und beseitigen und Missbräuche feststellen zu können. Diese Daten löschen wir automatisiert nach 4 Wochen. Außerdem erstellen wir anonym Nutzungsstatistiken, die keinen Postfachbezug aufweisen. Diese Statistiken enthalten auch keine IP-Adressen.
Wir weisen darauf hin, dass es uns aus rein technischer Sicht möglich ist, all Ihre E-Mails, Adress- und Kalenderdaten einzusehen, wenn diese nicht von Ihnen verschlüsselt wurden. Ihre E-Mails sind aber durch das Briefgeheimnis geschützt und das -rein technisch mögliche- Einsehen würde einen Straftatbestand darstellen. Wir sichern Ihnen zu, Ihre Daten zu keinem Zeitpunkt einzusehen oder zu verwenden. Wir sichern Ihre E-Mails, Adressbuch- und Kalenderdaten täglich, damit bei technischen Defekten möglichst kein Datenverlust für Sie entsteht. Bitte erstellen Sie zur Sicherheit jedoch zusätzlich selbst regelmäßig Kopien.
Wir lassen Ihre Mails automatisiert durch Viren- und Spamfilter laufen. Mails, in denen unser Filtersystem Spam, Viren oder typische, üblicherweise zur Verbreitung von Viren genutzte Programme entdeckt, werden von unserem System nicht angenommen. Bei uns greifen Sie grundsätzlich verschlüsselt auf Ihr Postfach zu, so kann niemand Ihre Daten abfangen. Wenn Sie E-Mails senden oder empfangen, versucht unser Server stets, mit der Gegenstelle verschlüsselt zu kommunizieren, wenn diese das unterstützt. Wenn wir nach Vertragsende Ihr Postfach (einschliesslich Einstellungen, Zugangsdaten und Zusatzfunktionen wie Kalender und Adressbuch) löschen, bleiben Ihre Daten in den Backups noch weitere 14 Tage gespeichert, dann sind sie restlos gelöscht. Damit nicht alle Daten plötzlich unwiderbringlich weg sind, weil Sie beispielsweise lange im Krankenhaus lagen, löschen wir Postfächer nicht sofort, wenn ein Vertrag mangels Bezahlung ausläuft. Natürlich können Sie jederzeit die sofortige Löschung Ihres Postfachs verlangen.
Für die Authentifizierung nutzen wir im Kundenmenü und im Webmailer so genannte Session-Cookies. Die Daten, die dabei auf Ihrem Computer gespeichert werden, dienen ausschliesslich der Authentifizierung und werden insbesondere nicht dazu verwendet, Nutzerprofile oder dergleichen zu erstellen. Die Cookies werden nach dem Ende der jeweiligen Sitzung wieder gelöscht.
Wir werden zu keinem Zeitpunkt freiwillig Ihre Daten an Dritte weitergeben. In bestimmten gesetzlich geregelten Fällen, insbesondere bei Vorlage eines richterlichen Beschlusses im Falle einer Straftat, sind wir zur Herausgabe eines Postfachs (einschliesslich Kalenderdaten usw.) bzw. des E-Mail-Verkehrs verpflichtet.